REGLEMENT INTERIEUR
DE L’ASSOCIATION
Sur les traces de la Grande Guerre
Version n°2
en date du 6/01/2024
REGLEMENT INTERIEUR
SOMMAIRE
I – CONSTITUTION DE L’ASSOCIATION
Art. 1-1 : Conseil d’Administration
Art. 1-2 : Bureau
Art. 1-3 : Rôle des Commissions
Art. 1-4 : Désignation des Commissions Permanentes
Art. 1-5 : Obligation de neutralité
II –FONCTIONNEMENT
Art. 2-1 : Assemblée Générale
Art. 2-2 : Cotisation
Art. 2-3 : Activités
III -–MATERIELS ET LOCAUX A DISPOSITION DE L’ASSOCIATION
REGLEMENT INTERIEUR
Il est adopté au cours du Conseil d’Administration en date du 6 août 2022 et modifié à la date du 6 janvier 2024.
Le présent règlement a pour objet de préciser les points non inclus dans les statuts, relatifs au fonctionnement de l’association.
Il peut être modifié par le Conseil d’Administration, à la majorité de ses membres présents ou représentés.
Chaque membre du Conseil d’Administration et chaque responsable de commission sera destinataire de ce règlement intérieur ainsi que chaque membre de l’association qui en fera la demande.
I – CONSTITUTION DE L’ASSOCIATION
ORGANIGRAMME (Annexe I)
Art 1-1 : CONSEIL D’ADMINISTRATION
- sa composition est définie à l’article 22 des statuts,
- il adopte le budget prévisionnel.
- Toute dépense entraînant un déséquilibre doit lui être soumise a priori CA.
- il arrête les rapports d’activité et financier, il approuve le PV du précédent CA.
- il fixe le montant des cotisations
- Il fixe les grandes orientations annuelles ou pluriannuelles et valide le calendrier des activités.
- Chaque membre du Conseil d’Administration reçoit une convocation quinze jours avant la tenue du Conseil. Il reçoit également les documents préparatoires au moins 48 heures à l’avance.
-Toute décision du Conseil peut faire l’objet d’un vote (éventuellement à bulletin secret) si au moins l’un des membres le demande.
- Tout membre peut être spectateur du Conseil d’Administration sur simple demande. Peuvent être également invités des experts pour aborder des questions spécifiques.
Art. 1-2 : BUREAU
- sa composition est définie à l’article 33 des statuts
1-2-1 : Le ou la Président(e)
- préside les séances des Assemblées Générales, du Conseil d’Administration et du Bureau. En cas de partage des voix, sa voix est prépondérante,
- il propose un ordre du jour,
- veille à la bonne exécution des décisions du Conseil d’Administration en relation directe avec le Secrétaire Général et le Trésorier,
- propose les grandes orientations de l’association au Conseil d’Administration qui les valide.
- rend compte de la gestion, de l’activité de l’association au Conseil d’Administration et à l’Assemblée Générale,
- est membre de droit des commissions,
- représente l’association auprès des organismes publics et privés.
- procède aux demandes de subventions auxquelles peut prétendre l’association auprès des organismes publics et privés.
- est responsable de tout document publié par l’association.
1-2-2 : Le ou la Vice-Président(e)
- peut, par délégation, remplacer le Président dans toutes ou partie de ses responsabilités,
- accompagne le Président dans l’élaboration des grandes orientations de l’association.
1-2-3 : le ou la Secrétaire Général(e)
- rédige les comptes rendus des réunions,
- seconde le Président dans ses activités administratives.
1-2-4 : le ou la Trésorière
- veille à la bonne exécution du budget,
- présente le budget prévisionnel établi à partir des budgets de chaque commission,
- soumet au Conseil d’Administration, aux vérificateurs aux comptes, à l’Assemblée Générale, les comptes de l’exercice écoulé.
Art. 1-3 : ROLE DES COMMISSIONS
Le Conseil d’Administration a la faculté de créer des commissions permanentes ou temporaires. Elles ont un rôle d’études historiques et/ou de gestion des activités de l’association. Elles peuvent être organisées par type d’activité ou par espace géographique. Les commissions coopèrent entre elles.
Il est possible d’être membre de plusieurs commissions.
Les commissions se réunissent à l’initiative de leur responsable, ou à la demande du CA.
Les comptes rendus succincts d’activité sont transmis au Président et communiqués au Conseil d’Administration.
Chaque sortie ou prospection doit donner lieu à l’établissement d’un compte rendu exhaustif à destination du CA. Ces documents seront systématiquement archivés.
Art. 1-4 : DESIGNATION DES COMMISSIONS PERMANENTES
1-4-1 : La commission chargée des recherches historiques et des archives
- chargé de la collecte des archives, des faits historiques relatés par les livres, documents divers, cartes, carnets de soldats, etc.
- missions :
a) apporter les éléments historiques nécessaires aux activités de l’association.
b) communiquer ces éléments aux commissions qui en auraient l’usage.
1-4-2 : Commission chargée des inventaires et prospections
La commission est investie de deux missions principales :
L’inventaire des vestiges de la Grande Guerre sur les secteurs qui lui sont désignés.
L’établissement de compte-rendu (cartes, fiches, iconographie…)
1-4-3 : Commission chargée du bulletin de liaison, des publications et du site
L’association édite un bulletin au moins 2 fois par an.
- La commission est chargée de la mise en page des articles collectés auprès des rédacteurs ainsi que de la mise à jour du site.
- Le responsable collecte les articles, nouvelles, etc. à paraître dans le bulletin et sur le site. Il est en relation avec l’imprimerie et de ce fait établi le budget correspondant, y compris l’envoi.
1-4-4 : Commission technique
- Cette commission est chargée de la mise en œuvre des outils techniques (logiciels, GPS…) utilisés par l’association.
- Elle forme les membres à leur usage
1-4-5 : Commission Argonne
- La commission dirige les participants sur le terrain. Il est responsable du bon déroulement des sorties, en particulier la sécurité et le respect des sites.
- Un compte rendu succinct est présenté au Conseil d’Administration.
1-4-6 : Commission Verdun Rive-gauche
Elle est plus particulièrement chargée des recherches sur la Rive gauche du champ de bataille de Verdun.
- La commission dirige les participants sur le terrain. Il est responsable du bon déroulement des sorties, en particulier la sécurité et le respect des sites.
- Un compte rendu succinct est présenté au Conseil d’Administration.
1-4-7 : Commission Verdun Rive-droite
- La commission dirige les participants sur le terrain. Il est responsable du bon déroulement des sorties, en particulier la sécurité et le respect des sites.
- Un compte rendu succinct est présenté au Conseil d’Administration.
1-4-8 ; Commission Hauts-de-Meuse / Woëvre
Elle est plus particulièrement chargée des recherches sur les Hauts de Meuse et la Woëvre.
- La commission dirige les participants sur le terrain. Il est responsable du bon déroulement des sorties, en particulier la sécurité et le respect des sites.
- Un compte rendu succinct est présenté au Conseil d’Administration.
1-4-9 : Commission autres fronts
Elle est chargée des autres secteurs du front.
Art. 1-5 : OBLIGATION DE NEUTRALITE
Quelles que soient les circonstances, les membres de l’association ont un devoir de neutralité (religieuse et politique)
II –FONCTIONNEMENT
Art 2-1 : ASSEMBLEE GENERALE
- L’Assemblée Générale se déroule au premier semestre de l’année. La date est fixée par le Conseil d’Administration.
Art. 2-2 : COTISATION
La cotisation, fixée sur proposition du Conseil d’Administration, comprend l’adhésion et l’envoi du bulletin
La cotisation couvre l’année civile.
Art. 2-3 : ACTIVITES
- les activités de l’association se font sous la responsabilité du président avec approbation du CA. Le jour de l’activité, les participants se conformeront aux directives de l’encadrant désigné.
- ces activités se font dans le respect des lois et règlements, notamment dans le respect des prescriptions archéologiques.
- le ramassage de munitions et la fouille sont strictement interdits.
- les activités impliquent potentiellement une bonne condition physique et un équipement adapté.
- l’encadrant de l’activité en cours est seul juge pour accepter ou refuser la participation à une activité.
- l’encadrant de l’activité en cours peut immédiatement exclure de l’activité quiconque ne respecterait pas le présent règlement ou représenterait un danger pour lui-même ou pour les autres.
III –MATERIELS ET LOCAUX A DISPOSITION DE L’ASSOCIATION
Le matériel acquis par l’association fait l’objet d’un registre. L’emprunt ou la restitution de ce matériel fait l’objet d’une notification au secrétaire de l’association. Doit être indiqué le nom de l’emprunteur, la date d’emprunt et de restitution, la nature du matériel et le lieu de conservation de celui-ci. La perte ou détérioration d’un matériel emprunté est à la responsabilité de l’emprunteur sauf avis contraire du Conseil d’Administration (cas d’un matériel usagé) :
Les matériels et outillages doivent être en état de fonctionnement. L’encadrant et l’emprunteur ont la charge de cette vérification.
L’entretien s’effectue régulièrement après chaque usage.
Le secrétaire tient l’inventaire des matériels de l’association.
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A Nancy, le 6 janvier 2024
Le Président